Diferencias más significativas entre la técnica de lluvia de ideas y Técnica de Grupo Nominal (TGN)

• La NGT es una técnica para conducir grupos mientras que la tormenta de ideas es una técnica de fomento de la creatividad.
• La tormenta de ideas e queda en la etapa de generación de ideas y el NGT incorpora dentro de su técnica el análisis y la decisión de las ideas ofrecidas.

Brainstorming o tormenta de ideas

Descripción de la actividad.

La tormenta de ideas es una herramienta que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.

Fue creado en el año 1941, por Alex Osborne, dando la oportunidad de sugerir sobre un determinado asunto muchas ideas sueltas y originales.

Descripción de la actividad.

La problemática a resolver con la tormenta de ideas es la siguiente:

La empresa está perdiendo venta por internet. Se sabe por estudios de mercado que los competidores están ganando cuota de mercado. Se desea que el grupo aporte ideas a incluir en la nueva web que nos permita recuperar cuota y aumentar ventas.

Breve descripción del equipo participante.

Conductor: Tiene que mantener la fluidez de la reunión, evitar las críticas a las ideas en las primeras fases del proceso y favorecer la participación de todos.

Participantes: Es el equipo de trabajo es de 5 personas

Secretario: Anota las ideas o críticas

Desarrollo de la dinámica.

1. Calentamiento:

Moderador. Da la bienvenida a todos los participantes y explica el proceso a seguir.

Moderador: Vamos a realizar el siguiente Ejercicio: Tenéis que decir objetos que cuesten  menos de 20€. ¡ es difícil verdad¡ (broma)

2. Generación de ideas.

Moderador: Recuerda al equipo las cuatros reglas fundamentales a seguir: 

- Toda crítica está prohibida

- Toda idea es bienvenida

- Tantas ideas como sea posible

- El desarrollo y asociación de las ideas es deseable

Y recuerda el problema planteado

Moderador: Tenemos para esta fase 30 minutos.

Participantes: Dan respuesta al problema

            Que la web sea más clara

            Nuevos métodos de pago

            Precios especiales por comprar por internet

            Que pueda ser usada por ciegos

            ….

3. Trabajo con las ideas.

Moderador: Con las ideas existentes, tenemos que ver si se pueden mejorar. Os doy una lista de control para que pudierais dar respuesta a cada solución aportada

·         ¿Se puede aplicar de otro modo?

·         ¿Se puede modificar?

·         ¿Se puede ampliar?

·         ¿Se puede reducir?

·         ¿Se puede sustituir?

·         ¿Se puede reorganizar?

·         ¿Se puede invertir?

·         ¿Se puede combinar?

Participantes: Generan nuevas soluciones a partir de las preguntas de la lista de control

Secretario: Escribe en la pizarra las nuevas ideas y las posteriormente  va agrupándolas y relacionándolas.

Una vez se han pasado estas fases se hace una pausa para pulir las ideas seleccionadas

·         El trabajo del grupo es complementado y/o sustituido por el trabajo individual o por contactos intergrupales

·         La comunicación verbal es complementada y/o cambiada por comunicación escrita

·         La reunión de ideas sin valoración es interrumpida por fases de valoración

·         El comienzo sin ideas ya existentes es modificado mediante un inicio con un “banco de ideas”

·         La reunión constructiva de estímulos es complementada por una compilación destructiva de desventajas

·         La integración espontánea de ideas puede ser complementada y/o sustituida por una integración sucesiva

·         La lista de control puede ser complementada y/o cambiada por estímulos visuales

4. Evaluación.

Moderador: Tras la generación de ideas, debemos  establecer los criterios con los cuales va a evaluar las ideas. Por ejemplo Rentabilidad económica, prioridad, grado de ejecución, afecten al cliente… también deben de sugerir las estrategias.

Participantes: Ordenan las soluciones propuestas por prioridad, afectan al cliente, y rentabilidad económica

            Moderador. Resumir en la pizarra las decisiones del grupo:

·         el problema,

·         la meta,

·         los objetivos,

·         los recursos,

·         los impedimentos y

·         la estrategia.

Moderador: Da las gracias a todos por el buen trabajo realizado.

Reflexión sobre el proceso. Esta reflexión debe explicar los sentimientos del estudiante al terminar el proceso y los errores cometidos o las áreas de mejora detectadas para futuros procesos.

La tormenta de ideas promueve el pensamiento abierto cuando el grupo está detenido en el estilo antiguo de pensamientos, permite  la involucración de todos los miembros del equipo, sin que unas pocas personas lo dominen y que utilicen la creatividad.

TECNICA DEL GRUPO NOMINAL (TGN)

Introducción

La Técnica de Grupo Nominal le permite a un equipo obtener un consenso rápido acerca de cuestiones, problemas, soluciones o proyectos que son importantes para el equipo. Esta técnica toma en cuenta la importancia relativa que cada cuestión tiene para los participantes individualmente.

Delbecq y Andrew Van de Ven desarrollaron la “Nominal Group Technique” (NGT)  y la dieron a conocer en 1968 con la finalidad de suministrar una ayuda técnica para mejorar el rendimiento de las reuniones, sobre todo aquellas en las que se solicita la opinión de expertos.  La facilidad de su aprendizaje posibilita su rápida introducción en cualquier organización. La técnica se desarrolló como un desarrollo del Delphi, pero para practicarlo en reuniones presenciales. Evidentemente, la comunicación directa impone condiciones y plantea exigencias muy distintas a las de la comunicación virtual del Delphi computarizado.

Descripción de la actividad.

La organización ha tenido un incidente, que le ha podido causar perdidas económicas.

El incidente es la siguiente producción: Fuera del horario de ventas y debido a un fallo de operación y de la unidad de logística, nuestros centros comerciales  no pudieron enviar a la sede central la necesidad de productos para el día siguiente. No había ningún sistema de contingencia. Se arbitro el enviar los envíos más urgentes por fax.

Breve descripción del equipo participante.

Moderador: Es el que, explica el método de trabajo y gestiona la reunión de trabajo.

Participantes: Es el equipo de trabajo es de 5 personas

Desarrollo de la dinámica.

Paso 1º) Generación  de ideas (total: 10 - 20 minutos)

El moderador presenta, en forma escrita, el tema a tratar y formula la cuestión a la que han de responder los participantes.

Fuera del horario de ventas y debido a un fallo de operación y de la unidad de logística, nuestros centros comerciales  no pudieron enviar a la sede central la necesidad de productos para el día siguiente. . No había ningún sistema de contingencia. Se arbitro el enviar los envíos más urgentes por fax……..

¿Cuál es la solución mejor para evitar una situación como la acaecida?

 Tenéis  unos cinco minutos para proponer algunas soluciones (no más de cinco)  y formularlas de modo breve.

Moderador: Explica la cuestión inicial no debe clarificar demasiado el tema, supondría influir con sus esquemas de relevancia e interpretación sobre los otros participantes en la reunión.

Moderador: Os recuerdo que debéis de trabajar individuamente para que sea útil.

Moderador: ¿Queda alguna pregunta por resposander?

Participantes: reflexionan y escriben sus respuestas.

Paso 2º) Manifestación secuencial de ideas por los participantes (20 – 40 minutos):

Moderador: Por favor que cada lea y escriba en la pizarra sus aportaciones. Si no tienen nada que aportar en una de las rondas, pueden pasar, pero que tienen derecho a volver a entrar luego si se les ocurre algo.

Participantes: Uno a uno van exponiendo la primera de sus propuestas o aportaciones.

El objetivo de este paso es llegar a recomponer un mapa del pensamiento del grupo. Debe procurarse la mayor brevedad y concisión. Las ideas se van exponiendo sucesivamente. Deben evitarse en la pizarra duplicados, hay que sintetizar ideas similares. Pero son deseables variaciones sobre las ideas.

Paso 3º) Fase de discusión: (2-40 minutos)

Moderador: Entendéis todos los que se ha expuesto en la pizarra.

Participante 1: No tengo claro que ha querido decir el participante 3.

Moderador: Participante 3 puedes aclararle a participante 2

Moderador: Voy a preguntar a todso si estáis de acuerdo con lo escrito en la pizarra y posibles soluciones.

Participante: Van aclarando dudas y se inicia discusión entre los miembros del equipo. (el moderador la coordina)

Paso 4º) Votación preliminar, silenciosa e independiente, sobre la importancia de las propuestas (10 minutos):

Moderador: Os voy a presentar el problema planteado.  Cada uno ha de seleccionar de la lista general (en tablero resumen) unas respuestas y darles valor de uno a cinco (uno la de menos valor y 5 la de más valor).

Participantes: Realizan la votación.

Moderador: La tenéis terminada. Ponerla cada uno la votación en la pizarra.

Participantes: Ponen al lado de cada respuesta dada el valor que le han asignado.

Moderador: Elimina las que no han tenido puntuación

Si hay todavía muchas respuestas que tengan puntuación, se pasa de nuevo al punto 3 se piden aclaraciones sobre las pendientes y se vuelve a votar. Si quedan pocas 3 o 5 se pasa al punto 5.

Paso 5º Discusión de los resultados de la votación (20-40 minutos)

Moderador: Vamos a discutir las ideas que han quedado. ¿Podemos quitar alguna?

Participantes: Discuten y realizan preguntas a otros participantes, hasta que deciden que se puede quitar y dejar en tres.

Moderador: Entonces sobre las que han quedado debemos de realizar el plan de acción.

Paso 6º Presentación de los resultados de la votación (20minutos)

Moderador: Presenta la solución aportada. Confirma que todos están de acuerdo.

Participantes: Todos están de acuerdo con la soluciones aportadas.

Reflexión sobre el proceso. Esta reflexión debe explicar los sentimientos del estudiante al terminar el proceso y los errores cometidos o las áreas de mejora detectadas para futuros procesos.

Esta técnica permite la recopilación de información de todos los miembros del grupo al mismo tiempo, que reduce el debate. Es participativa y permite entender las posiciones de los demás.

Es fácil de implementar al menos en el plano académico, supongo que el coste se tendrá a la hora de manejar a los participantes, ya que hay aparecerán los diferentes roles los orientados al desarrollo y los personales.

No hedesarrolado con más detalle la fase de la dinámica porque considero que tendería a complicar, por eso lo he dejado generalista.  Pero también me queda la duda de si no sería mejor un problema sencillo y poner la dinámica con todos los pasos de cada miembro del equipo.

Reflexión sobre los estilos de negociación y los ejercicios

Reflexión sobre el proceso de negociación.

Todos estamos de acuerdo que en las negociaciones, las dos partes tienen unas necesidades que resolver y generalmente buscan soluciones conjuntas. Pero hay que tener presente que la búsqueda de un beneficio mutuo (Ganar-Ganar) no conlleva ceder ante las exigencias del otro. Tampoco se puede esperar a que la otra parte este dispuesta a colaborar sin pedir nada a cambio y si lo hace debe haber motivos o en todo caso peligros.

Con estos ejercicios se aprende el despliegue de habilidades que conviene conocer y controlar para poder tener éxito en las negociaciones.

Aunque estas habilidades se consiguen preparando las diferentes situaciones como en los ejercicio hasta hacerlas sistemáticas.

Quizás el error cometido es ir a situaciones en las que están claramente definidos los estilos de negociación, y que en la realidad puede que se mezclen varios estilos.

Como área de mejora el escuchar diferentes ejemplos de negociación de la televisión, de videos de you tube, películas y detectar los estilos de negociación de cada una de las partes que intervienen y/o una vez que se ha detectado el estilo de una parte, pensar en cómo respondería y ver como lo hace la otra parte y las influencias o impactos de hacerlo de ese modo.

En relación con lo importante que en la negociación es tener preparada la estrategia de la negociación es el ejemplo de una negociación que se mantiene con unos japoneses en:

Fuente: http://manuelgross.bligoo.com/content/view/729303/Las-Tecnicas-de-Negociacion-y-Manejo-de-Conflictos-de-Fisher-y-Ury.html

Una frase que va al tema de Giradaux:

“Más vale pensar antes que actuar, que soñar mientras se actúa”

Ejercicio de negociación II

•Objetivo de la negociación.

Desarrollo de una aplicación a medida (esta detallada en el RFP) para que se pueda utilizar para el lanzamiento de un nuevo producto en seis meses y que den un mantenimiento in situ durante 3 meses.

•Mejor acuerdo posible (BATNA).

Dado que se ha comenzado pronto se dispone de 4 meses de margen en el plazo, el mantenimiento se podía dejar en dos meses, ya que la experiencia nos indica que el 90% de los errores aparecen en el primer mes. El precio debería situarse entre los 200.000€ y los 270.000€.

•Desarrollo de la negociación.

Participantes en la negociación:

Jefe de departamento de desarrollo del cliente – Cliente. (JD)

Jefe de proyecto  - Proveedor (JP)

Desarrollo:

JP> Hola, Buenas tardes. Mi nombre es Pedro soy jefe de proyecto de TIMSA.

JD> Hola Pedro, Soy Luis Jefe de departamento de desarrollo software.

JP> A continuación voy a presentarle nuestra solución , un calendario tentativo y el número de recursos incurridos. Por último se detallará el coste del desarrollo y del mantenimiento demandado.

JD> Perfecto,  adelante.

JP> Desarrollo de la presentación.  (El plazo está un mes y medio por encima s y el coste es alto 210.000€)

JD> Con su propuesta para poder tener el aplicativo a tiempo necesitaría que se incorporasen más desarrolladores y por tanto el coste subiría más. (Táctica empezar lejos del BATNA)

JP> Podríamos poner programadores “senior” con una capacitación muy alta en el lenguaje de programación, y en el tipo de aplicativo a desarrollar. Podría poner a 5 con lo que se aceleraría el desarrollo y se podría finalizar en fecha. El coste se vería incrementado en un  25% más de lo ofertado. (Táctica de desarrollar la oferta)

JD> Ya sabe lo difícil que resulta ser proveedor de esta organización, concédame esos programadores senior, ya que tenemos en mente nuevos desarrollos como usted bien sabrá (Táctica de señuelo falaz)

JP>Disculpe,  voy a llamar a mi jefe, serán sólo unos minutos. (Táctica del receso)

•Cierre de la negociación (acuerdo alcanzado, si lo hay).

JP> Perdone, me han autorizado a incluir los programadores senior. Pero el precio se verá incrementado en un 15%.

JD> Estoy de acuerdo, si quieres mi departamento legal redactará un contrato.